- RUP (Rencana Umum Pengadaan) yang diumumkan PA/KPA di website K/L/D/I masing-masing, papan pengumuman resmi untuk masyarakat, dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE (RUP diumumkan setelah disetujui oleh DPR atau setelah APBD yang merupakan rencana keuangan tahunan Pemerintah Daerah dibahas dan disetujui bersama oleh Pemerintah Daerah dan DPRD, mengumumkan kembali RUP, apabila terdapat perubahan/penambahan DIPA/DPA).
- PA/KPA menyerahkan RUP dan KAK kepada PPK.
- PPK menyusun HPS (untuk tanda bukti perjanjian berupa nota pembelian tidak disusun HPS)
- Selanjutnya HPS, spesifikasi teknis/barang, gambar dan rancangan SPK disampaikan ke Pejabat Pengadaan.
- Pejabat Pengadaan melakukan proses Pengadaan Langsung sesuai dengan SDP (Standar Dokumen Pengadaan)
Adapun tata cara proses pelaksanaan Pengadaan Langsung dilakukan sebagai berikut:
a. Pembelian/pembayaran langsung kepada Penyedia untuk pengadaan yang menggunakan bukti pembelian dan kwitansi, meliputi antara lain:
- Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) memerintahkan Pejabat Pengadaan untuk melaksanakan proses pengadaan langsung;
- Pejabat Pengadaan dapat memerintahkan seseorang untuk melakukan proses pengadaan langsung untuk barang/jasa lainnya yang harganya sudah pasti dan tidak bisa dinegosiasi sekurang-kurangnya meliputi:
- Memesan barang sesuai dengan kebutuhan atau mendatangani langsung ke penyedia barang;
- Melakukan transaksi;
- Melakukan pembayaran;
- Menerima bukti pembelian atau kwitansi;
- Melaporkan kepada Pejabat Pengadaan;
3. Pejabat Pengadaan meneliti dan mempertanggungjawabkan proses pengadaan langsung
4. Pejabat Pengadaan menyerahkan bukti pembelian atau kwitansi kepada PPK
b. Permintaan penawaran yang disertai dengan klarifikasi serta negosiasi teknis dan harga kepada Penyedia untuk pengadaan yang menggunakan SPK, meliputi antara lain:
- Setelah PPK memerintahkan proses pengadaan langsung barang, Pejabat Pengadaan mencari informasi terkait pekerjaan yang akan dilaksanakan dengan harga, antara lain media elektronik dan/atau non-elektronik;
- Pejabat Pengadaan membandingkan harga dan kualitas paling sedikit dari 2 (dua) sumber informasi yang berbeda;
- Pejabat Pengadaan mengundang calon Penyedia yang diyakini mampu untuk menyampaikan penawaran administrasi, teknis dan harga pada hari yang telah ditentukan;
- Undangan dilampiri spesifikasi teknis dan/atau gambar serta dokumen – dokumen lain yang menggambarkan jenis pekerjaan yang dibutuhkan;
- Penyedia yang diundang menyampaikan penawaran administrasi, teknis dan harga secara langsung sesuai jadwal yang telah ditentukan dalam undangan;
- Pejabat Pengadaan membuka penawaran dan mengevaluasi administrasi dan teknis dengan sistem gugur, melakukan klarifikasi teknis dan negosiasi harga untuk mendapatkan Penyedia dengan harga yang wajar serta dapat dipertanggungjawabkan;
- Negosiasi harga dilakukan berdasarkan HPS;
- Apabila dalam hal negosiasi harga tidak menghasilkan kesepakatan, Pengadaan Langsung dinyatakan gagal dan dilakukan Pengadaan Langsung ulang dengan mengundang Penyedia lain;
- Pejabat Pengadaan membuat Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung yang terdiri dari:
- Nama dan alamat Penyedia;
- Harga penawaran terkoreksi dan harga hasil negosiasi;
- Unsur – unsur yang dievaluasi (apabila ada);
- Hasil negosiasi harga (apabila ada);
- Keterangan lain yang dianggap perlu; dan
- Tanggal dibuatnya Berita Acara
c. Pejabat Pengadaan menyampaikan Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung kepada PPK;
d. PPK melakukan perjanjian dan mendapatkan bukti perjanjian dengan ketentuan:
- Bukti pembelian dapat digunakan untuk pengadaan yang bernilai sampai dengan Rp. 10 juta;
- Kwitansi dapat digunakan untuk pengadaan yang bernilai sampai dengan Rp. 50 juta;
- Surat Perintah Kerja (SPK) dapat digunakan untuk pengadaan yang bernilai sampai dengan Rp. 200 juta;
Untuk lebih jelasnya mengenai batas nilai pengadaan langsung bisa dilihat disini.
Perlu diketahui bersama ketentuan Pengadaan Langsung ini didasarkan dengan mempertimbangkan 4 ketentuan:
a. Merupakan kebutuhan operasional K/L/D/I;
b. Teknologi Sederhana;
c. Risiko kecil; dan/atau
d. Dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa usaha orang-perseorangan dan/atau badan usaha kecil serta koperasi kecil, kecuali untuk paket pekerjaan yang menuntut kompetensi teknis yang tidak dapat dipenuhi oleh Usaha Mikro, Usaha Kecil, dan koperasi kecil;
Dan dalam pelaksanaan Pengadaan Langsung dilaksanakan oleh 1 (satu) orang Pejabat Pengadaan yang didasarkan pada harga yang berlaku di pasar kepada penyedia yang memenuhi kualifikasi dimana penyedia tidak diwajibkan menyampaikan formulir isian kualifikasi, bila menurut pertimbangan Pejabat Pengadaan, penyedia tersebut memiliki kompetensi atau untuk pengadaan langsung yang menggunakan tanda bukti perjanjian berupa bukti pembelian/kwitansi.
Maka sangat jelaslah disini bahwa Pejabat Pengadaan dapat melaksanakan proses pengadaan secara mandiri atau seorang diri saja sebagaimana terdapat kesamaan fungsi antar Pejabat Pengadaan dan Unit Layanan Pengadaan (ULP). Yang membedakan tentu saja hanya dari nilai pengadaannya saja dimana ULP yang didalamnya terdapat Pokja – pokja melaksanakan proses Pengadaan dengan nilai diatas Rp. 200 juta (untuk pengadaan barang, jasa lainnya dan jasa konstruksi) dan nilai diatas Rp. 50 juta (untuk pengadaan jasa konsultasi).
Sehingga dari gambaran tersebut diatas Pejabat Pengadaan merupakan personil yang ditunjuk secara langsung oleh PA/KPA untuk melaksanakan proses Pengadaan Langsung yang secara struktur organisasi terpisah dari Unit Layanan Pengadaan (ULP).